Na última terça-feira (16/4), o Conselho Estadual de Educação de Minas Gerais (CEE/MG) promoveu a palestra online "Gestão de Documentos na Administração Pública: noções básicas, o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e orientações para o desenvolvimento dos trabalhos". O evento, realizado de forma remota das 10h às 12h, contou com a participação do palestrante convidado Denis Soares da Silva, coordenador do Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro (APM).
Bruno Tripolini Balista, diretor do APM, ressaltou o comprometimento do Conselho Estadual de Educação com a gestão adequada de documentos. Ele expressou sua satisfação em participar de um momento que evidencia o empenho do Conselho nessa prática essencial para a educação em Minas Gerais. "É gratificante para o Arquivo Público Mineiro ser convidado a contribuir e compartilhar conhecimentos no âmbito do Conselho. Esta parceria reforça nosso compromisso com a preservação documental", afirmou Bruno.
Durante a palestra, Denis Soares abordou conceitos arquivísticos fundamentais, delineou as competências do APM e reforçou a importância das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. Além disso, foram discutidos temas como o ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades (corrente, intermediária e permanente), proporcionando uma visão abrangente sobre as principais práticas de gestão documental. Denis também apresentou os instrumentos essenciais nesse processo, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, ambos obrigatórios para o Poder Executivo Estadual, e destacou a importância de uma classificação correta para a determinação de prazos de guarda e destinação final.
Marcia Santos Fonseca, Coordenadora de Arquivos e Informações do CEE/MG, enfatizou a importância das parcerias institucionais para impulsionar a gestão documental, e ressaltou a necessidade de se desenvolver uma cultura arquivística dentro do Conselho, destacando que a prática deve ser incorporada ao cotidiano de todos os servidores.
O encontro também reservou um momento para o esclarecimento de dúvidas por parte dos participantes, que levantaram questões relevantes sobre a classificação de documentos, a destinação de registros de relevância para a memória do Conselho e a categorização de documentos relacionados às atividades da instituição. Esse momento de interação contribuiu para uma compreensão mais aprofundada dos desafios e práticas envolvidos na gestão documental do CEE/MG.
O Superintendente Executivo do Conselho, Ângelo Viegas, concluiu reforçando a importância da modernização na gestão de documentos com a implantação da CPAD, ressaltando a necessidade de envolvimento de toda a equipe para assegurar a correta guarda documental. Ele destacou que a parceria e os conhecimentos compartilhados pelos representantes do Arquivo Público Mineiro “sinalizam um divisor de águas na implantação de uma eficiente gestão documental no Conselho Estadual de Educação, colaborando para assegurar a transparência e a preservação da memória institucional”.
Os próximos passos contemplam a implementação e divulgação da CPAD, seguidas pela organização e classificação dos documentos já existentes. Em paralelo, serão desenvolvidas estratégias para uma gestão eficaz de documentos, abrangendo tanto os formatos físicos quanto os digitais. Estas medidas serão coordenadas em estreita colaboração e diálogo contínuo com o Arquivo Público Mineiro, evidenciando o compromisso do Conselho Estadual de Educação com a transparência administrativa, o respeito aos cidadãos e a preservação da memória da educação em Minas Gerais, tendo em vista o valor administrativo e histórico dos documentos.
